Автоматизация бизнеса: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Программы и технологии для автоматического выполнения повторяющихся задач называются системой автоматизации. Система полностью исключает участие людей или делает его минимальным, поэтому компания может сократить штат сотрудников. Но это только одно из преимуществ системы автоматизации бизнеса. В статье рассмотрим все преимущества, и как пошагово автоматизировать рабочие процессы.

Зачем использовать автоматизацию

Чем больше масштаб бизнеса, тем больше потребность автоматизировать процессы. Контролировать работу 5 человек намного проще, чем управлять командой из 30 специалистов. То же и с объемами работы — когда растет количество заказов или клиентов, растут и необходимые ресурсы.

Чтобы бизнес развивался и больше зарабатывал

Когда руководитель компании тратит часть рабочего дня на постановку задач, совещания и консультирование новых сотрудников, у него может не хватать времени на анализ продаж, разработку стратегии и планирование.

После автоматизации часть рутинных задач руководителя выполняют технологии. Например, чтобы выдать поручения коллегам, можно внутри программы создать карточку задачи, указать ответственного сотрудника и установить время выполнения. Это займет не больше 10 минут. Также можно упростить процесс передачи опыта новичкам: создать базу знаний и подключить систему тестов. В итоге новые сотрудники быстрее погрузятся в работу и будут меньше ошибаться уже в первые рабочие дни.

Чтобы не тратить время и ресурсы на доработку регламентов

Для единого стандарта работы отделов нужны регламенты. Когда что-то меняется внутри компании, например, появляется новый отдел, регламент нужно переделывать. Это отвлекает сотрудников от прямых обязанностей, а компании приходится платить дополнительные деньги за эту работу.

Система автоматизации работает как конструктор: достаточно внести изменения в один бизнес-процесс, как поменяются и все остальные.

Чтобы упростить техническую поддержку

По мере развития бизнеса, программы (например, 1C или Битрикс24) надо постоянно дорабатывать: загружать новые шаблоны договоров, менять схему согласования документов, добавлять дополнительные разделы. А это — растущие издержки на работу IT-специалистов. Автоматизация позволяет обновлять данные в системах автоматически. Компании не нужно тратить деньги на дополнительную работу IT-отдела.

Что можно автоматизировать в бизнесе

Автоматизировать можно любые процессы, но только если они упрощают работу и повышают производительность, не влияя на качество результата.

Отдел маркетинга

Автоматизация в маркетинге — это автоматический сбор данных о клиентах, отправка рассылок и формирование отчетов. А еще:

• Реализация сложных стратегий: можно подключать несколько каналов коммуникаций и делать по ним автоматические рассылки.

• Сегментация базы клиентов-подписчиков для рассылки предложений, которые замотивируют купить услугу или товар.

• Изучение по автоматическим отчетам, на каком этапе воронки продаж уходят клиенты.

• Анализ маркетинговых каналов, поиск самых выгодных и направление на них бюджета.

Отдел продаж

Менеджеры по продажам работают с большим объемом информации, а значит главная задача автоматизации — это сохранить и упорядочить данные, чтобы с ними было удобно работать. Дополнительно — автоматизировать те процессы, где не нужно участие людей, чтобы освободить больше времени для продаж.

Система автоматизации для отдела продаж может:

• создавать отчеты и считать показатели за несколько кликов;

• распределять клиентов среди менеджеров;

• напоминать о встречах, звонках, договорах и сделках;

• сохранять клиентов и историю продаж в одном месте и в едином виде.

Производство

Производство может использовать автоматизацию как в цехах, так и в логистике. Например:

• Отслеживать, на сколько загружено оборудование и распределять работы. Если какая-то установка выключена, к ней будет направлен специалист, чтобы запустить ее.

• Заранее обнаруживать и устранять поломки. Если какое-то оборудование задымилось или у него упало число оборотов, то мастер получит уведомление, успеет отключить и починить его до того, как поломка станет неисправной.

• Управлять запасами склада. Это упростит инвентаризацию и позволит вовремя пополнять запасы. Также автоматически отслеживаемое движение материалов между складом и клиентами позволит прогнозировать спрос.

Отдел контроля качества

Помимо стандартных возможностей — постановки целей, распределения задач, настройки уведомлений, можно получать изображение продукции прямо с конвейерной линии через камеру или фотоаппарат. Дальше система обрабатывает его и проводит измерения. После формирует отчет: соответствует ли продукт стандарту или нет.

Бухгалтерия

Автоматизация бизнес-процессов позволяет рассчитывать зарплату, начислять отпускные и командировочные за несколько кликов по кнопкам в интерфейсе программы.

А еще вы сможете:

• регулярно обновлять данные о расходах, доходах, активах и финансовых обязательствах;

• сверять банковские выписки;

• подготавливать отчеты о финансовом состоянии компании.

HR-отдел

Через автоматизацию в HR-отделе можно управлять базой вакансий и резюме, отправлять кандидатам шаблоны писем и заносить в календарь встречи. Также можно настраивать различных ботов и с их помощью проводить интервью, назначать время собеседования, сообщать о решении — принять на работу или отказать.

Какая польза от системы автоматизации бизнеса

Главное преимущество автоматизации — оптимизация работы для максимальной отдачи и прибыли. У персонала больше не будет мелких рутинных дел и освободится время на аналитические задачи.

Рост прибыли

Компания может содержать меньший штат сотрудников, ведь часть работы выполняется программами. Это также позволяет экономить на зарплатах. Можно получить любой отчет в любое время за несколько кликов, проанализировать финансовое состояние компании и принять меры.

Меньше ошибок и выше продуктивность

Люди могут допускать ошибки из-за невнимательности или усталости. Однотипные ежедневные задачи иногда приводят к эмоциональному выгоранию, когда сотрудник уже не может работать в привычном ритме. Программы и алгоритмы не снижают работоспособность и не ошибаются, в отличие от людей.

Быстрое выполнение нескольких задач одновременно

В системе автоматизации можно выполнять несколько задач параллельно. Это ускоряет работу сотрудников, они больше успевают.

Как автоматизировать бизнес-процессы 

Сначала определить, какой ручной труд лучше будет выполнять машина. Затем выбрать программы, попробовать автоматизировать эти задачи своими силами или внедрить с помощью специалистов.

Шаг 1. Поставить цель

Необходимо понять, зачем внедрять автоматизацию бизнес-процессов. Например, сотрудники допускают ошибки при составлении отчетности из-за большого объема данных, в которых они путаются. Тогда главная цель — свести ошибки к минимуму за счет автоматических расчетов.

Другая ситуация — у бизнеса проблемы с данными: часть хранится на севере, часть — в облаке, часть — в распечатанном виде в архиве. Тогда автоматизация поможет собрать и систематизировать данные в едином цифровом виде так, чтобы всем было удобно с ними работать.

При выборе цели важно помнить, что автоматизация — технически сложный процесс. Поэтому не стоит выбирать много целей за раз. Лучше сосредоточиться на самых необходимых процессах.

Шаг 2. Выбрать бизнес-процессы для автоматизации

На этом этапе цель раскладывают на подцели. Эти подцели сравнивают с процессами внутри компании, которые и будут автоматизированы. Для подготовки нужно выявить, из каких последовательностей они состоят, а также убрать дублирующиеся и повторяющиеся действия.

Шаг 3. Составить техническое задание для команды

Как только вы выбрали бизнес-процессы, составляйте план автоматизации — техническое задание. Если необходимо автоматизировать процесс создания договоров, в ТЗ можно написать: менеджер будет указывать данные контрагентов, список работ, сумму и период, а сам договор должен формироваться автоматически. 

Чтобы составить ТЗ, надо разбираться в возможностях автоматизации. Изучите опыт других компаний, предложения на рынке, либо наймите специалистов.

Шаг 4. Выбрать программное обеспечение

Программное обеспечение — это программы и технологии, которые вместо сотрудников будут выполнять работу через алгоритмы. Есть платное и бесплатное ПО, узко специализированное и общее. Рассмотрим программы, которые часто используют в компаниях.

Microsoft Excel и Google Spreadsheet

Это табличные инструменты. Они автоматически рассчитывают показатели, помогают формировать отчеты, строить диаграммы и графики для визуального восприятия данных. Разница между Excel и Google Spreadsheet в том, что первая программа платная и устанавливается на компьютер, вторая — бесплатная, а все файлы хранятся в облаке Google.

Таблицы не всегда удобны для работы: информацию тяжело воспринимать, если данных много.

Системы управления проектами

Их используют, когда в компании несколько отделов, которые ведут один общий проект. Или же у компании много проектов, и их надо контролировать по срокам и исполнителям.

Система также помогает понять, как сильно загружен каждый отдел, кто над чем работает и на ком зависла задача. Популярные сервисы для работы над проектами: Trello, Jira, Asana.

Бухгалтерские системы

Помогают автоматизировать многие процессы компании. Например, у 1С есть несколько продуктов:

• для автоматизации бухгалтерского учета;

• для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;

• для автоматизации работы розничных магазинов.

Вы можете приобрести готовую систему 1С для автоматизации в конкретной отрасли, либо взять стандартную версию и с помощью программиста доработать под свои цели.

Системы управления рабочим временем и персоналом

В таких программах хранится и систематизируется информация об отработанных днях и часах, там сотрудники могут оставлять заявки на отпуск. Такие функции есть у платформ Bamboohr и Hurma. Системы упрощают работу бухгалтерии — по количеству отработанного времени автоматически рассчитывается зарплата. А hr-отделу не нужно вручную рассчитывать свободные дни отпуска в текущем году.

Системы управления маркетингом и продажами

В маркетинге можно автоматизировать много рутинных процессов: анализ ЦА, рассылки, аналитику рекламы и звонков. Для этого используют системы сквозной аналитики, сервисы для email-рассылок, коллтрекинг.

На этапе удержания клиента и мотивации к покупке поможет робот-маркетолог MANGO OFFICE. Система не только помогает узнать все о потенциальном клиенте, но и удержать его на сайте, привести к заказу. Вы можете настроить всплывающие окна с подходящей акцией для каждого посетителя. А интеграция с CRM позволяет роботу брать информацию из системы и делать наиболее точные предложения.

Компании часто внедряют многофункциональные CRM-системы, которые управляют данными клиентов, продажами, маркетингом и работой над проектами. Например, система автоматизирует рутинные задачи менеджеров: создает карточку во время звонка с данными о клиенте, делает запись разговора. 

ERP-система

Позволяет автоматизировать все процессы компании. Она внедряется не сразу, а модульно: например, сначала автоматизируют производство, потом логистику, отдел продаж и так далее. Отличительная черта ERP-системы — это сбор и объединение данных компании в одном хранилище. Поэтому любой сотрудник может получить информацию из единой базы в любой момент. 

CMS-система

Это платформа-конструктор, которая помогает управлять содержимым сайта без знаний языка программирования, настраивать поисковую оптимизацию и добавлять новые разделы. Самые известные примеры CMS — Tilda и WordPress.

Шаг 5. Внедрить программное обеспечение

Автоматизацию можно внедрять своими силами или с помощью специалистов. Рассмотрим оба варианта.

Внедрение ПО своими силами: плюсы и минусы

Плюсы:

• Экономия бюджета. Не придется оплачивать работу сотрудников по внедрению, ведь они уже получают заработную плату.

• Экономия времени на погружение в специфику компании. Сторонние специалисты должны узнать, как взаимодействуют между собой отделы и руководители, какие бизнес-процессы есть. Сотрудники уже имеют об этом представление, а значит этот этап можно пропустить.

Минусы:

• Нет опыта. Внедрение нового программного обеспечения может вызвать сложности и ошибки из-за отсутствия опыта. А устранение ошибок затянет процесс внедрения.

• Многозадачность. Сотрудники будут отвлекаться на свою основную работу, а полное погружение во внедрение навредит отлаженным процессам.

Внедрение ПО со специалистами: плюсы и минусы

Плюсы:

• Опыт и сроки. Специалисты уже имеют опыт внедрения ПО, поэтому все будет сделано точно в срок и без ошибок.

• Нет влияния на работу сотрудников. Команда не будет участвовать во внедрении и сможет выполнять свои прямые обязанности.

Минусы:

• К покупке программ добавится оплата услуг специалистов.

• До внедрения специалистам понадобится время, чтобы вникнуть в рабочие процессы и все тонкости компании.

• Могут навязывать дополнительные программы, расширения и плагины, чтобы повысить чек.

Чтобы не нарваться на мошенников, стоит сотрудничать только с компаниями, которые зарекомендовали себя на рынке, и внимательно читать договор.

Шаг 6. Составить инструкции для персонала

Чтобы сотрудники быстрее разобрались с новыми программами, составьте подробные инструкции. Инструкции могут быть в виде текстовых документов, скриншотов, видео и чек-листов. Также стоит отдельно описать частые ошибки и рассказать, как их избежать. Это снизит нагрузку на техническую поддержку в первые месяцы после внедрения.

Шаг 7. Обучить персонал

Обучить персонал можно с помощью тренингов и онлайн-тренажеров. Обучение должно включать теорию, примеры и практику. Если сотрудников немного, можно устроить совместные практики. А чтобы проверить, как усвоен материал — запустить тестирование.

Шаг 8. Все проанализировать и внести корректировки

Оценивать результаты можно по количеству продаж, росту прибыли, потраченному времени. Если после анализа выявили проблему (например, сделки стали оформляться дольше), надо найти причину. Возможно, персонал не до конца разобрался с особенностями программы или техническая поддержка медленно отвечает на запросы менеджеров. После работы над ошибками проанализируйте работу системы автоматизации еще раз.

На что обратить внимание при выборе инструментов автоматизации бизнеса

Программы для автоматизации бывают стандартизированными и отраслевыми. Любая настройка под конкретные цели и задачи компании обойдется дороже.

При выборе инструментов обратите внимание на:

• понятный интерфейс;

• возможность интеграции с уже установленными программами;

• уведомления об изменениях бизнес-процессов: согласование договоров, обновление справочников контрагентов, отправка триггерной рассылки;

• автоматическое формирование отчетов;

• возможность запускать несколько бизнес-процессов параллельно.

Как измерить выгоду от автоматизации

На этапе формирования целей стоит определиться с показателями эффективности: измерить их до автоматизации и после.

Что можно измерять вне зависимости от специфики компании:

• Уменьшение времени, которое необходимо для решения задачи.

• Уменьшение цикла сделки.

• Показатели сотрудников — количество продаж, принятых звонков, закрытых сделок.

• Уменьшение количества обращений в техническую поддержку как со стороны сотрудников, так и со стороны клиентов.

Также можно рассчитать отношение стоимости автоматизации к обороту компании, к выручке и чистой прибыли, а потом сравнивать их за каждый период. 

Заключение

Системы автоматизации можно использовать для любого отдела компании. Они повышают скорость работы, помогают избежать ошибок и содержать в штате меньше сотрудников. Если вы решили внедрять автоматизацию с помощью специалистов, стоит проверить: уложится ли аутсорс в выделенный бюджет, внимательно изучить отзывы и предложения на рынке.