Предупрежден — значит вооружен

Часто сотруднику требуется принимать звонки, приходящие на разные номера. Например, у нескольких интернет-магазинов общая служба приема заказов по телефону. Если все вызовы обрабатываются по единым правилам, то до начала разговора сотрудник не может предугадать, куда звонит клиент и с чего лучше начать разговор с ним.

Легко представить, насколько возрастет эффективность общения, если специалист будет точно знать, что он должен предложить очередному позвонившему. И сегодня мы расскажем, как снабдить сотрудника нужной информацией.

Ситуация

К одной Виртуальной АТС нередко подключено несколько телефонных номеров. Например, компания может одновременно проводить несколько рекламных акций. Для каждой из них указан свой телефон. Целевые аудитории отличаются, поэтому для успешной продажи информация о том, как именно обработать звонок, нужна сотруднику до начала разговора с клиентом.

Или компания планирует полностью перейти на новый номер в коде 8-800. Клиенты же продолжают звонить и по старым номерам, записанным в их телефонах. Если сотрудник будет знать, что пришел именно такой вызов, то сможет сообщить о смене номера и попросить обновить контактные данные.

Или по отдельному номеру звонят VIP-клиенты. И сотрудник должен сразу узнать, что провести обслуживание нужно по высшему разряду.

Конечно, в настройках можно включить «Отображать номер линии АТС», но это не панацея — работник компании может перепутать номер, что повышает риск потери клиента. Поднимая трубку, сотрудник должен получить недвусмысленную инструкцию, а не вспоминать, по какой схеме ему сейчас действовать.

Решение

Виртуальная АТС MANGO OFFICE предоставляет простое, бесплатное решение, которое позволяет сообщить нужные сведения специалистам. Достаточно настроить услугу «Предупреждение перед установлением соединения».

Сотрудник принимает звонок, и в зависимости от линии, на которую поступил вызов, ему проигрывается заранее заданное звуковое сообщение. Лишь затем устанавливается соединение с клиентом. Клиент же этого предупреждения не слышит, в это время для него продолжает проигрываться мелодия дозвона.

Совет: Рекомендуем записывать короткую (1–3 секунды) инструкцию (например, «предложить скидку» или «продать слона»). Сохраняйте баланс между смыслом и продолжительностью сообщения, ведь чем длиннее будет предупреждение, тем дольше вызывающий клиент будет ждать ответа оператора.

Подключение и настройка

Услуга предоставляется бесплатно на всех тарифах продукта Виртуальная АТС MANGO OFFICE.

Установите в разделе настроек приема звонков в Личном кабинете галочку в пункте «Проигрывать предупреждение перед установлением соединения». Ниже в выпадающих списках выберите нужные звуковые сообщения для каждой из входящих линий. Возможно, потребуется предварительно записать предупреждения (сделать это можно в разделе «Аудиофайлы» Личного кабинета).

Перейти к настройке услуги

Был ли рецепт полезен для вас? Выскажите ваше мнение в комментариях! 

Напишите о том, что вы еще хотите узнать – и мы расскажем об этом 
в одном из следующих выпусков.