Матрица Эйзенхауэра: как использовать для эффективной экономии времени

В бизнесе крайне важно ранжировать задачи по приоритету. Если вы столкнулись с ситуацией, когда нужно в короткие сроки выполнить множество дел, и не знаете, с чего начать, поможет метод Эйзенхауэра. Он пригодится не только в ситуации аврала, но и при долгосрочном планировании. Далее о том, что такое матрица задач Эйзенхауэра, и как пользоваться этим инструментом.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента. Она представляет собой таблицу, разделенную на 4 квадранта по двум критериям — важности (вертикаль) и срочности (горизонталь). В каждый квадрант заносят задачи в соответствии с их приоритетом:

• срочные и важные;

• несрочные и важные;

• срочные и неважные;

• несрочные и неважные.

Метод помогает визуализировать список дел и оценить масштабы работы.

Квадрант А: важные и срочные дела

В этот квадрант вписывают задачи, невыполнение которых: 

• помешает достичь цели;

• затруднит дальнейшую работу.

Идеально, если сектор А остается пустым — завалов лучше не допускать. Однако на практике в него время от времени включают несколько задач. Если таковых много и/или квадрант никогда не пустует, это говорит о серьезных проблемах с дисциплиной и планированием.

Квадрант B: важные, но несрочные дела

Это наиболее перспективные пункты в списке задач. Ими стоит заниматься ежедневно, уделять максимум рабочего времени. При таком подходе вы сможете выполнять дела  конструктивно, раскрывать с их помощью свой потенциал. 

Если не выполнять задачи из сектора В своевременно, они перейдут в квадрант А,  потребуют больших усилий и уже в условиях ограниченного времени. Однако вовремя закрытые дела списка В позволят соблюдать баланс труда и отдыха, расти профессионально и личностно.

Квадрант С: срочные, но неважные дела

Эти задачи отнимают время и снижают эффективность, но не помогают приблизиться к цели. Обычно их можно делегировать другому и сосредоточиться на более важных делах.

Сложность в том, что их легко спутать с задачами из списка А. Это приведет к неправильной расстановке  приоритетов и отсутствию прогресса.

В бизнесе принципиально важно грамотно делегировать задачи и поддерживать коммуникацию с персоналом. Воспользуйтесь сервисом Mango Talker, чтобы общаться с сотрудниками в чате или в видеоконференции. Вы также сможете оповещать о текущих и будущих задачах, назначать ответственных и контролировать выполнение ваших распоряжений, даже если находитесь не на своем рабочем месте.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Эти задачи бесполезны для достижения цели — от них можно отказаться или решать их в последнюю очередь. 

Однако часто это самые приятные и простые дела. С их помощью можно отвлечься от рутины, но посвящать им нужно минимальное количество времени.

Проблемы, которые она помогает решить

Метод позволяет избежать ситуаций, когда результат работы не виден, несмотря на все усилия. Он помогает:

• расставить приоритеты — не отвлекаться на незначительные дела;

• соблюдать дедлайны — видеть первостепенные задачи и сосредотачиваться на них;

• делегировать задачи — срочные и неважные дела можно поручить другим сотрудникам;

• видеть бизнес-процессы в динамике — какие задачи становятся более/менее актуальными;

• отслеживать выполнение задач и исключать их из списка.

Достоинства и недостатки метода

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — полезный, но не идеальный инструмент. Его преимущества:

• Универсальность. Таблицу Эйзенхауэра применяют в любых сферах — от планирования домашних дел до управления крупным бизнесом.

• Простота. Техника максимально понятна, а схему можно быстро построить с помощью бумаги и карандаша.

• Применимость для любого временного диапазона. Можно планировать задачи и на неделю, и на год вперед.

• Помощь в самодисциплине. Матрица Эйзенхауэра позволяет найти недостатки в своих методах планирования и придерживаться четкой схемы.

• Нахождение верной стратегии. Важно обратить внимание на категорию, в которой накапливается больше всего задач, и уделять ей внимание.

Недостатки:

• Субъективность. Метод не предполагает глубокой аналитики задач — можно ошибиться в определении приоритетов.

• Человеческий фактор. Обычно важные и срочные задачи — самые неприятные из всех. Постоянная фокусировка на них приводит к прокрастинации.

• Примитивная классификация. Задачи оцениваются только по двум критериям, но на практике между ними может быть множество полутонов. Кроме того, схема не учитывает важные факторы, без которых задачи не могут быть выполнены — наличие необходимых для этого ресурсов, потребность в согласовании шагов с контрагентами или органами власти.

Несколько примеров

Для построения матрицы рекомендуется использовать разные цвета для квадрантов, отделять личные дела от профессиональных и ограничивать список дел. Оптимально — 4–6 задач на один сектор.

Например, если ваша компания развивается стабильно, матрица Эйзенхауэра может выглядеть так:

Вот пример матрицы для оперативной работы над маркетинговой стратегией:

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Матрицу дел Эйзенхауэра можно построить и на бумаге: расчертить лист на 4 квадрата и заполнить секторы задачами. Ее можно носить с собой, вычеркивать выполненные задачи. Если вы рассчитываете применять метод долгосрочно, присмотритесь к другим инструментам:

• Канбан. Это размеченная доска, на которую помещают стикеры с задачами. Его можно бесконечно дополнять, перемещать задачи из одной категории в другую.

• Органайзер. Матрица будет смотреться в нем менее наглядно (за отсутствием квадратов), но список дел также можно ранжировать — с помощью тегов, цвета или специальных символов.

• Программы и приложения. Подойдут такие сервисы, как eisenhower.me (нет русскоязычного интерфейса), Notion, MyEffectiveness, Tasks, Taskman, Focus Matrix.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Вот эффективные стратегии использования матрицы:

• Тушение пожаров. Дела выполняют в соответствии со срочностью, от квадранта А к квадранту С. Стратегия подходит для авралов, но неудачна для долгосрочного планирования — на точки роста не хватает ни времени, ни сил.

• Сначала плати себе. Вы выбираете определенные периоды (дважды в день) для важных задач из сектора В, а остальные дела распределяете в промежутках между ними.

• Гибкий подход. Основной критерий — уместность. Сначала вы работаете над приоритетными задачами, которые удобно выполнять в настоящий момент, затем — над всем остальным. При таком подходе нужно постоянно анализировать обстановку. 

Что важно запомнить

• С помощью матрицы Эйзенхауэра задачи делят на 4 категории по критериям срочности и важности.

• Большую часть рабочего времени рекомендуется посвящать важным и несрочным делам (квадрант В). Их выполнение — залог стабильного роста и размеренной работы.

• Если в квадранте А скапливается много важных и срочных дел, это говорит о серьезных дисциплинарных проблемах.

• Задачи, занесенные в сектор С, стоит делегировать сотрудникам.

• Квадрат Эйзенхауэра можно применять для любой деятельности и в рамках любых задач, но для его правильного составления нужен максимально объективный взгляд на проблемы.